Balie-assistent

De balie-assistent is vaak de spin in het web in de tandartspraktijk. De communicatie met patiënten over afspraken en pijnklachten loopt in eerste instantie via de balie medewerker. Een balie-assistent of balie-medewerker hoeft niet per definitie een volledig opgeleid tandartsassistent te zijn, maar zonder voldoende basiskennis is het moeilijk om te begrijpen wat er allemaal speelt.

Spin in het web

Patiënt aan de balie, aan de telefoon en de tandarts die een vraag heeft over het komende programma.....

Als balie-assistent ben je eigenlijk alles tegelijk. Je plant, je belt, je ontvangt de gasten die op bezoek komen in de praktijk. Je bent ook een vraagbaak voor je collega's. Je moet kunnen communiceren, organiseren en professioneel handelen.

Taken:

• Neemt de telefoon aan. Handelt gesprekken en mail zelfstandig af. Overlegt hierover indien
  nodig met een inhoudelijk deskundige;
• Staat patiënten en derden aan de balie te woord en verstrekt, conform geldende protocollen,
  de benodigde informatie;
• Vraagt de patiënt, met inachtneming van de privacyregels, om de benodigde gegevens, zoals NAW, BSN,
  tandheelkundige-, medische- en verzekeringsgegevens. Slaat de gegevens op in het daartoe bestemde
  systeem. Ziet erop toe dat de gegevens in het systeem actueel zijn;
• Controleert de gegevens van de patiënt in de daarvoor bestemde databanken;
• Draagt zorg voor het laten invullen van een (digitale) medische anamneselijst door de patiënt en het
  verwerken ervan;
• Plant in overleg met de patiënt, afspraken in en bewaakt en beheert de agenda. Attendeert zo nodig de
  behandelaar en de patiënt op gemaakte afspraken en onderneemt de
  afgesproken acties bij niet nagekomen afspraken;
• Verheldert aan de hand van geldende (triage)protocollen de tandheelkundige vraag of pijnklacht
  en beoordeelt deze op spoedeisendheid en behandelingsduur. Overlegt bij twijfel met de
  behandelaar;
• Verwerkt standaardrecepten en verwijsbrieven. Print deze en geeft deze na controle en
  ondertekening door de behandelaar mee aan de patiënt;
• Maakt zo nodig de facturen middels het tandheelkundig softwarepakket;
• Verstrekt zo nodig de factuur aan de patiënt en zorgt voor juiste afwikkeling bij contante betaling.
• Neemt conform hiertoe geldende afspraken in de praktijk klachten van patiënten in ontvangst en zorgt
  dat deze terechtkomen bij de daarvoor verantwoordelijke functionaris.

Patiënten en derden worden op professionele wijze ontvangen en te woord gestaan. De juiste gegevens worden
verzameld, gecontroleerd en correct opgeslagen in het daartoe bestemde systeem. Er wordt een inschatting
gemaakt van de spoedeisendheid en behandelingsduur van vragen en pijnklachten. De gegeven informatie is
duidelijk voor de patiënt. Afspraken zijn correct ingepland en klachten zijn op correcte wijze in ontvangst genomen.